在职场中，调档函是一种重要的文件，用于正式通知档案管理机构将个人档案从原单位或原存放地转移到新单位或指定地点。它不仅是工作调动的必要环节之一，也是个人职业发展的重要凭证。那么，如何撰写一份规范且专业的调档函呢？以下是一些关键点和注意事项。

一、明确格式与结构

调档函通常需要遵循一定的格式要求，以确保信息清晰、完整。一般来说，调档函包括以下几个部分：

1. 居中书写“调档函”三个字。

2. 发函单位名称：标明发出此函的单位全称。

3. 收函单位名称：明确接收档案的具体单位或部门。

4. 包含具体事项说明。

5. 落款：加盖公章并注明日期。

二、正文内容要点

1. 开头问候语

可以简单问候，例如：“您好！”“尊敬的XX单位领导”等。

2. 主体说明

- 核心内容是请求将某人的档案从当前存放地转移至目标单位。

- 提供被调人员的基本信息，如姓名、身份证号、原单位名称等。

- 明确调档原因（如工作调动、升学深造等）。

3. 附加说明

- 如果有特殊情况（如需加急处理），可在此处提出请求。

- 告知对方接收档案后需联系的具体方式或责任人。

4. 结尾礼貌用语

如：“请予以协助为感！”“特此函告，请查收。”等。

三、语言风格

语言应简洁明了，避免冗长复杂。同时，注意措辞得体，体现尊重与合作态度。例如：

> “兹因XXX同志因工作调动至我单位，现申请将其档案自原存放地调至本单位，请贵单位予以办理。”

四、细节注意事项

- 核对信息准确性：确保所有涉及的人名、单位名称、档案编号等内容无误。

- 遵守法律法规：调档行为必须符合国家关于人事档案管理的相关规定。

- 及时跟进进度：发送调档函后，应主动与档案管理部门保持沟通，确保流程顺利进行。

五、范例模板

以下是一个简单的调档函模板供参考：

```

调档函

尊敬的XX档案管理机构：

您好！

兹因XXX同志因工作调动至我单位（XX公司），现申请将其档案自贵单位调至我单位存档。该同志基本信息如下：

姓名：XXX

身份证号码：XXXXXXXXXXXXXXX

原单位名称：XXXX有限公司

请贵单位予以协助办理相关手续，并将档案尽快转递至以下地址：

地址：XXXXXXXXXXXXXXXXX

联系人：XXX

联系电话：XXXXXXXXXXX

特此函告，望查收！

此致

敬礼

XX公司人力资源部

2023年XX月XX日

（加盖公章）

```

通过以上步骤，您可以轻松完成一份规范的调档函。希望这些信息能够帮助您顺利完成档案迁移，开启新的职业生涯旅程！