【人事档案调档函格式】在人事管理工作中，调档是一项常见且重要的流程。无论是员工调动、离职交接，还是单位间的人事信息转移，都需要通过“人事档案调档函”来正式办理相关手续。为了确保调档工作的规范性和有效性，了解并掌握正确的调档函格式至关重要。
一、调档函的作用
调档函是用人单位或相关部门向档案保管单位（如人才市场、人社局、原单位人事部门等）发出的正式文件，用于申请调取某人的个人人事档案。其作用包括：
- 明确调档目的
- 提供调档依据
- 确保档案调转合法合规
- 避免档案丢失或延误
二、调档函的基本格式
一份标准的调档函应包含以下内容，以确保信息完整、逻辑清晰、便于审核和处理。
| 项目 | 内容说明 |
| 标题 | “人事档案调档函” |
| 收件单位 | 档案保管单位名称（如：XX市人才交流服务中心） |
| 发件单位 | 申请调档单位名称（如：XX公司人力资源部） |
| 调档人姓名 | 被调档人员全名 |
| 身份证号 | 被调档人员身份证号码 |
| 工作单位 | 被调档人员当前所在单位 |
| 调档原因 | 如“工作调动”、“离职交接”等简要说明 |
| 联系方式 | 调档人联系电话及联系人姓名 |
| 附件说明 | 如需提供相关证明材料（如离职证明、调令等） |
| 单位盖章 | 发件单位公章 |
| 日期 | 文件出具日期 |
三、调档函写作注意事项
1. 语言简洁明了：避免使用模糊或不明确的表述。
2. 信息准确无误：特别是身份证号、单位名称等关键信息。
3. 加盖公章：确保文件具有法律效力。
4. 附上相关材料：根据调档单位要求，可能需要附加证明文件。
5. 保存副本：调档完成后，建议保留一份复印件以备后续查询。
四、示例模板
```
人事档案调档函
致：XX市人才交流服务中心
我单位员工张三（身份证号：110101198001011234），现因工作调动，需将其人事档案由贵中心调至我单位。请予以协助办理相关调档手续。
联系人：李四
联系电话：13800138000
此致
敬礼！
发件单位：XX有限公司人力资源部
（盖章）
2025年4月5日
```
五、总结
调档函作为人事档案管理中的重要文书，其格式规范直接影响调档效率与档案安全。掌握标准格式，注意细节要求，有助于提升工作效率，减少沟通成本。各单位在实际操作中应结合自身情况，灵活调整内容，确保调档流程顺畅、合法、合规。
