在日常工作和生活中，我们常常需要通过书面形式向他人传达信息或通知事项。告知函作为一种常见的文书形式，其用途广泛，无论是企业间的合作沟通，还是个人事务的通知，都能起到良好的效果。那么，一份标准的告知函应该具备怎样的格式？又该如何撰写呢？本文将为您详细解析。

一、告知函的基本结构

一封完整的告知函通常由以下几个部分组成：

1. 标题

标题应简洁明了，直接点明主题。例如：“关于XX项目延期的通知”、“关于调整工作时间的告知函”等。标题的位置一般居中书写，字体可以稍大一些以突出重点。

2. 称呼

称呼是对收件人的尊称，可以根据实际情况填写。如果收件人为单位，则写单位名称；如果是个人，则写姓名或职务。称呼后加冒号，表明正文开始。

3. 正文

正文是告知函的核心部分，需明确说明告知的具体内容。写作时应注意以下几点：

- 开门见山：直接阐述目的，避免冗长铺垫。

- 条理清晰：分段叙述，逻辑严谨。

- 语言简洁：用词准确，避免歧义。

- 礼貌用语：体现尊重与友好态度。

4. 结尾

结尾部分可以用“特此告知”、“敬请知悉”等词语作为结束语，并加上发函单位或个人的落款。

5. 落款

落款包括单位名称（或个人签名）及日期。单位名称应加盖公章以示正式性，个人签名则需手签。

二、告知函的写作要点

1. 明确目的

在动笔之前，首先要清楚自己希望通过告知函达到什么目的，比如提醒对方注意某项规定、告知重要变更等。

2. 考虑受众

不同的收件人可能对信息的需求不同，因此在措辞上要根据对方的身份和背景进行调整，确保对方能够轻松理解。

3. 注意语气

告知函属于正式文件，但也不必过于生硬。适当的礼貌用语可以让对方感到被重视，从而提高接受度。

4. 检查细节

完成初稿后，务必仔细校对，确保没有错别字或遗漏的信息。此外，还需核对日期、地址等具体数据是否准确无误。

三、告知函格式范文示例

以下是一份通用的告知函模板，供参考：

```plaintext

关于调整办公地点的通知

尊敬的各位同事：

因公司业务发展需要，经研究决定，自2023年X月X日起，公司将搬迁至新的办公地址。现将相关事宜通知如下：

一、新办公地址：XX市XX区XX路XX号XX大厦X楼。

二、联系电话：XXX-XXXX-XXXX。

三、其他事项：搬迁期间可能会出现网络不稳定等情况，请大家提前做好准备。

特此告知，请各位同事相互转告并尽快适应新环境。如有疑问，请随时联系行政部。

此致

敬礼！

XX公司行政部

2023年X月X日

```

四、注意事项

1. 如果涉及法律效力的问题，建议请专业律师审核后再发布。

2. 对于重要的告知事项，最好采用双渠道发送，如邮件+纸质版，以确保对方收到。

3. 避免使用模糊不清的语言，以免造成误解。

总之，一封好的告知函既要形式规范，又要内容详实。只有这样，才能真正实现信息传递的目的。希望上述内容能为您的实际操作提供帮助！